Brainial: AI die aanbestedingen wint zonder de mens uit het proces te halen
Aanbestedingen zijn intensief: stapels documenten, strakke deadlines en specialisten die uren besteden aan het schrijven van de perfecte reactie. Brainial ontwikkelt een AI-native tender management tool die dit proces drastisch versnelt en overzichtelijker maakt. Hun belofte: tot 60% tijdsbesparing door het slim inzetten van AI. Samen met Brainial brachten we dat idee tot leven.
De uitdaging: AI begrijpelijk en controleerbaar maken
Brainial wist wat technisch mogelijk was, maar de sleutel lag bij de gebruikers: aanbestedingsspecialisten die gewend zijn om zelf de volledige regie te houden. Voor hen roept AI al snel vragen op.
De vraag voor ons was: Hoe kunnen we deze doelgroep ondersteunen met AI, zonder dat ze het gevoel krijgen de controle te verliezen?
De aanpak: UX vanaf dag één
We startten met een design sprint om de belangrijkste uitdagingen scherp te krijgen, en betrokken stakeholders en gebruikers al vroeg in het proces via co-creatie en gebruikerstests. Daaruit kwamen vier pijlers naar voren:
- Helder maken wat de tool vraagt en hoe je optimaal met de AI werkt
- Handvatten bieden om output te verbeteren
- Een gevoel van controle en regie waarborgen
- Verwachtingen managen rondom wat het systeem wel en niet kan
Deze uitgangspunten vertaalden we naar concrete ontwerp- en functiekeuzes. De belangrijkste functionaliteit is de prompt writer. Gebruikers voegen handmatig tags toe, passen relaties tussen tags aan, en worden onderweg ondersteund door Prompt Assist, die helpt bij het schrijven van een succesvolle prompt.
Het resultaat: samenwerken met AI
In de tool van Brainial uploaden gebruikers eerdere voorstellen en bedrijfsinformatie als context. De AI doet vervolgens suggesties voor prompts en teksten, die de gebruiker kan aanpassen of inkorten. In plaats van een black box die iets uitspuugt, voelt het als samenwerken met een collega die meedenkt.
Controle over de output
We gebruiken slimme bewerktools om de tekst te optimaliseren. Bewerken kan via de toolbar of rechtermuisknop. Naast de smart edit-opties kan de gebruiker ook zelf een prompt invoeren. Veelgebruikte edit-tools kunnen 'gepinned' worden voor gebruiksgemak. Gebruikers kunnen ook nieuwe stukken tekst toevoegen aan al bestaande output, zonder terug te hoeven naar de prompt editor.
Wat het verschil maakt ten opzichte van een chatbot
Generieke AI-tools kunnen teksten genereren, maar missen de workflow en domeinkennis die in aanbestedingen cruciaal zijn. Brainial onderscheidt zich door specifiek te focussen op de aanbestedingscyclus, slim gebruik te maken van door de gebruiker aangeleverde context en winnende strategieën, en 100% verklaarbare AI te bieden die altijd herleidbaar is naar de bron.
Impact: tijd en kwaliteit winnen
Aanbestedingsspecialisten besparen meer dan de helft van hun tijd, die ze vervolgens kunnen investeren in strategie en inhoud. Risico's en fouten worden eerder zichtbaar, wat kosten bespaart. Maar misschien is het belangrijkste resultaat wel dat gebruikers zich niet overgenomen voelen door AI, ze voelen zich ondersteund.
Een voorbeeld van hoe wij AI-producten realiseren
De samenwerking met Brainial laat zien wat er mogelijk is als techniek en UX vanaf het begin samenkomen. Het resultaat is niet alleen een krachtige AI-tool, maar vooral een oplossing die werkt voor mensen.
Ook een AI-product ontwikkelen dat gebruikers écht helpt?
Bij Humanoids helpen we organisaties van idee tot werkend product, met AI die niet alleen slim is, maar ook begrijpelijk en mensgericht. Met onze AI Scan zie je in 5 minuten waar de grootste kansen voor jouw organisatie liggen.